Klauzula informacyjna dla Kontrahentów, ich pracowników / współpracowników

Realizując obowiązek prawny nałożony na Administratorai danych przepisami art. 13 i art. 14 RODOii, informujemy, że:

  1. Administratorem Państwa danych osobowych jest EKO-CHEMIA Barbara Dzikowska-Lach przy ul. Ekologicznej 10, 87-148 Gostkowo, www.eko-chemia.pl
  2. Powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo skontaktować pisemnie:
    1. pod adresem poczty elektronicznej: rodo@eko-chemia.pl
    2. pod adresem korespondencyjnym: Inspektor Ochrony Danych, ul. Ekologiczna 10, 87-148 Gostkowo.
  3. W przypadku, gdy jesteście Państwo Kontrahentemiii, Państwa dane osobowe będziemy przetwarzali w celu:
    1. zawarcia i wykonania umowy, przez okres poprzedzający zawarcie umowy oraz okres jej realizacji [podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — zawarcie i wykonanie umowy],
    2. realizacji czynności związanych z zawieraniem umów lub wyłanianiem kontrahentów, w związku z Państwa udziałem w tych czynnościach jako Kontrahent [podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub c (postępowanie ustawowe ) RODO – zawarcie i wykonanie umowy/na podstawie przepisów prawa] przez okres trwania takiego postępowania oraz przez okres archiwizacji dokumentacji wynikający z przepisów prawa.
    3. ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, w tym sprzedaży wierzytelności przez czas trwania postępowań i okres przedawnienia potencjalnych roszczeń [podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora],
    4. weryfikacji wiarygodności kontrahenta, tj. realizacji niezbędnych działań w postaci oceny ryzyk (prawnych, finansowych, wizerunkowych i reputacyjnych) przed zawarciem umowy, po jej zawarciu, w trakcie wykonywania umowy, lub rozszerzeniu zakresu umowy. Realizując przedmiotowy cel możemy dodatkowo pozyskiwać Państwa dane z rejestrów informacji gospodarczej, wywiadowni gospodarczych oraz innych powszechnie dostępnych źródeł informacyjnych. Dane osobowe, o których mowa w zdaniu poprzednim będą dotyczyły regulowania przez Państwa zobowiązań oraz prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej przez okres niezbędny do dokonania takiej oceny [podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora],
    5. tworzenia raportów, ankiet (w tym ankiet anonimowych), analiz wyników prowadzonej przez nas działalności gospodarczej na potrzeby wewnętrzne przez okres wskazany w lit. a, b i c. [podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora].
  4. W przypadku, kiedy jesteście Państwo pracownikiem/współpracownikiem Kontrahenta, będziemy przetwarzać następujące Państwa dane osobowe:
    1. dane identyfikujące (np. imię, nazwisko),
    2. dane kontaktowe (np. adres e-poczty, numer telefonu i/lub numer telefaksu),
    3. dane dotyczące wykonywanego przez Państwa zawodu lub prowadzonej działalności gospodarczej, Państwa udziału w spółce cywilnej, zatrudnienia u Kontrahenta bądź współpracy z Kontrahentem (np. nazwa firmy, stanowisko).

4.1 Państwa dane osobowe zostały przekazane (udostępnione) nam przez Państwa pracodawcę lub osobę (firmę), z którą Państwo współpracujecie (Kontrahenta) w związku z zawieraniem z nami umowy, w tym także udziałem Kontrahenta w procesie zbierania ofert lub innym trybie zawierania umów lub wyłaniania kontrahentów, jak również wykonywaniem przez Kontrahenta (w tym także jako podwykonawca) umowy zawartej z nami.
4.2 Państwa dane osobowe będziemy przetwarzali w celu:

  1. zawarcia, wykonania i monitorowania wykonywania umowy z Kontrahentem, przez okres poprzedzający zawarcie Umowy oraz okres jej realizacji [podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora].
  2. realizacji czynności związanych z zawieraniem umów lub wyłanianiem kontrahentów, w związku z Państwa udziałem w tych czynnościach jako przedstawiciel/pracownik Kontrahenta [podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f lub c (postępowanie ustawowe) RODO – realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora/na podstawie przepisów prawa] przez okres trwania takiego postępowania oraz przez okres archiwizacji dokumentacji wynikający z przepisów prawa.
  3. ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, w tym sprzedaży wierzytelności, przez czas trwania postępowań i okres przedawnienia potencjalnych roszczeń [podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora],
  4. tworzenia raportów, ankiet (w tym ankiet anonimowych), analiz wyników prowadzonej przez nas działalności gospodarczej na potrzeby wewnętrzne, przez okres wskazany w lit. a, b i c. [podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora].
  5. Ponadto będziemy przetwarzali Państwa dane w celu:
    1. zapewnienia lub usprawnienia organizacji pracy do czasu zakończenia współpracy [podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia - prawnie uzasadniony interes administratora danych osobowych],
    2. w przypadku udostępnienia Państwu wewnętrznych Usług ITiv, w tym mających charakter portali intranetowych, dane osobowe przetwarza się w celach: statystycznych, utrzymaniowych oraz bezpieczeństwa Usług IT. Dane będą przetwarzane do czasu zakończenia współpracy z Kontrahentem oraz przez okres wynikający z charakterystyki poszczególnych Usług IT [podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia - prawnie uzasadniony interes administratora danych osobowych].
  6. W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych, przysługują Państwu następujące prawa:
    1. prawo dostępu do danych osobowych i informacji,
    2. prawo do sprostowania danych osobowych,
    3. prawo do uzupełnienia danych osobowych,
    4. prawo do usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”),
    5. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
    6. prawo do przeniesienia danych osobowych,
    7. prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu,
    8. prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych,
    9. prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
    10. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
    11. prawo dostępu do wyników testu równowagi.
  7. Jeśli będą Państwo chcieli skorzystać z przysługujących praw lub uzyskać o nich dodatkowe informacje mogą się Państwo w tej sprawie zwracać:
    1. pisemnie pod adres: Inspektor Ochrony Danych, ul. Ekologiczna 10, 87-148 Gostkowo,
    2. pocztą elektroniczną pod adres: rodo@eko-chemia.pl
  8. Jeśli zdecydują się Państwo skorzystać z przysługujących praw, to prześlemy Państwu w tej sprawie nasze stanowisko nie później, niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania wniosku.
  9. Przetwarzanie danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). Państwa dane osobowe mogą być przekazane poza EOG. Sytuacja taka może mieć miejsc w związku ze zlecaniem wykonania określonych usług/działań podmiotom mającym siedzibę poza EOG lub przetwarzającym dane poza EOG. Państwa dane osobowe mogą być przekazane jedynie do takich państw trzecich (państwa poza EOG) lub podmiotów w państwach trzecich, w stosunku do których decyzją Komisji Europejskiej stwierdzono odpowiedni stopień ochrony danych, zastosowano w umowach z tymi podmiotami standardowe klauzule ochrony danych lub zastosowano odpowiednie inne zabezpieczenia, o których mowa w powszechnie obowiązujących przepisach prawa. W związku z przekazaniem danych poza EOG mogą Państwo zażądać dalszych informacji o stosownych zabezpieczeniach w tym zakresie, uzyskać kopię tych zabezpieczeń lub informację o miejscu ich udostępnienia kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych w sposób wskazany w niniejszej informacji.
  10. Podanie danych osobowych jest warunkiem niezbędnym do realizacji umowy lub podjęcia działań przed zawarciem umowy. W przypadku nie podania danych osobowych nie będzie możliwe zawarcie i realizacja Umowy lub podjęcie działań przed zawarciem umowy, w tym zmierzających do jej zawarcia.
  11. Przewidywanymi odbiorcami (tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania) Państwa danych osobowych są:
    1. podmioty, które są upoważnione do odbioru Państwa danych osobowych na podstawie odpowiednich przepisów prawa,
    2. podmioty, które prowadzą działalność pocztową lub kurierską,
    3. podmioty, które prowadzą działalność płatniczą (banki, instytucje płatnicze - w celu dokonywania wzajemnych rozliczeń, w tym płatności na Państwa rzecz),
    4. podmioty, które nabywają wierzytelności i podmioty windykacyjne - w razie braku wykonania przez Państwa zobowiązań na podstawie umowy,
    5. podmioty, które współpracują z nami przy obsłudze spraw księgowych, podatkowych, prawnych - w zakresie, w jakim staną się administratorem danych,
    6. podmioty zależne kapitałowo lub podmioty powiązane,
    7. podmioty, które obsługują systemy teleinformatyczne i świadczące Usługi IT,
    8. podmioty, które świadczą nam usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną, podatkową, rachunkową,
    9. podmioty, które świadczą usługi archiwizacji dokumentów,
    10. nasi podwykonawcy, czyli podmioty, które wykonują w naszym imieniu inne usługi lub dostarczające towary objęte umową bądź umowami z naszymi klientami, z których realizacją związana jest umowa.


 

Słownik:
iAdministrator – oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; jeżeli cele i sposoby takiego przetwarzania są określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, to również w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego może zostać wyznaczony administrator lub mogą zostać określone konkretne kryteria jego wyznaczania – art. 4 ust. 7 RODO.
iiRODO - oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
iiiKontrahent - oznacza podmiot, z którym firma zawarła lub planuje zawrzeć umowę.
ivUsługi IT - stanowią narzędzia, które pozwalają realizować zdefiniowane procesy biznesowe oraz pozwalają na jednoczesną sprawną i szybką komunikację wielu osób zatrudnionych lub współpracujących w firmie Eko-Chemia, które korzystają z dostępu do Usług IT, a w efekcie zapewniają wymaganą współpracę pomiędzy osobami zatrudnionymi lub współpracującymi, które korzystają z dostępu do Usług IT. Przetwarzanie danych użytkowników w Usługach IT jest konieczne dla należytego wykonywania przez nich obowiązków służbowych.